Con el avance tecnológico y los cambios en las formas de comunicarnos, el lenguaje se ha ido trasformando. Hoy en día, hacer una carta formal puede resultar una tarea complicada, debido a que no es a lo que estamos acostumbrados, pues solemos usar un lenguaje coloquial.
Sin embargo, si te preguntas cómo hacer una carta formal, ya sea para solicitar un puesto, porque deseas pedir algo a una entidad o empresa, o porque necesitas comunicar sobre un asunto serio, a continuación, te daremos tips e instrucciones que te pueden servir mucho.
También encontrarás en este artículo, un ejemplo de carta formal en Word que podrás descargar.
Elementos básicos de una carta formal
A pesar de que existen variedad de modelos y tipos de cartas formales, hay ciertos elementos que toda carta de este tipo debe tener, a continuación los enunciamos:
- Fecha
- Remitente
- Cargo de quien realiza la carta (si aplica)
- Entidad o persona a la que va dirigida la carta
- Introducción con palabras como “Cordial saludo” o “Buenos días”
- Cuerpo de la carta: el texto que pondrás indicando la petición o el motivo de la carta.
- Despedida con palabras como “Mil gracias”, “Atentamente” o “Cordialmente” para cerrar el comunicado
- Firma acompañada del documento de identidad
Ten en cuenta que los elementos que te mencionamos anteriormente, deben estar en toda carta formal, pues hacen parte de su estructura.
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Cuándo utilizar una carta formal
La carta formal es un tipo de carta que generalmente se utiliza para hacer trámites o peticiones.
Una carta formal para hacer una petición, puede hacerse, por ejemplo, cuando solicitas una beca, un crédito, un empleo, un ascenso, una renuncia o cuando haces alguna solicitud o comunicado de tipo laboral.
La carta formal también es muy usual en el ámbito jurídico. Cuando deseas hacer una demanda, tutela, o eres un funcionario público que debe hacer un comunicado, la estructura de la carta debe ser formal, pues es la manera en que se presentan solicitudes y comunicados de este tipo.
A continuación te mostramos los ámbitos en los que la carta formal es más común.
- Educación: solicitudes y trámites educativos
- Profesional: comunicados de tipo corporativo
- Comercial: ventas y negociaciones a gran escala
- Político: las cartas en el ámbito político suelen ser formales
- Financiero: trámites bancarios o de finanzas empresariales
Ten en cuenta que en este tipo de carta se deben conservar las distancias entre la persona a la que la diriges y tú. Por tanto, un elemento básico de estas cartas, es que siempre debes tratar de “usted o ustedes” a la o las personas a quienes van dirigidas.
Elementos importantes de la redacción de tu carta formal
La fecha siempre debe aparecer
Existen modelos en los que la fecha suele aparecer al comienzo y modelos en los que suele aparecer al final. Normalmente, en Colombia la fecha siempre aparece al comienzo.
El lenguaje debe ser formal
Por ningún motivo debes tutear en una carta formal, ni siquiera, si va dirigida a una persona concreta a la que tuteas cuando hablar en persona.
Cuida muy bien tu ortografía
La carta formal debe tener muy buena redacción y ortografía. Generalmente, este tipo de carta se redacta para temas delicados y/o muy importantes. Si conoces a alguien que pueda revisar y corregir tu carta antes de enviarla, pídele que la revise.
La carta debe ser concisa
Si bien, este tipo de carta no siempre puede ser breve, pues sobre todo en el ámbito jurídico a veces debemos extendernos, toda la información debe ser concisa y lo más clara posible.
Si es una carta de tipo empresarial y existe una plantilla en tu empresa para este tipo de documentos, úsala.
Los documentos formales corporativos suelen tener una estructura predefinida, sobre todo en las grandes empresas. Si es una carta de este tipo, pregunta a tu superior si existe algún formato para el tipo de carta que vas a hacer y úsalo.
Ejemplo de carta formal para descargar
Si después de conocer esta información, aún tienes dudas obre cómo debes realizar tu carta, a continuación te mostramos un ejemplo genérico en Word que puedes descargar y modificar según los elementos propios de tu carta.
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